Le recours à des outils informatiques adaptés permet de faciliter la tâche des responsables de la gestion de flotte d’entreprise. Compte tenu de l’importance des enjeux lors de l’acquisition des logiciels de management de parc de matériel roulant, ce type d’outil est à sélectionner avec soin sur le marché. Cet article vous présente les critères à prendre en compte pour faire le bon choix.
Les principales fonctionnalités d’une solution de gestion informatique de flotte
Un logiciel de gestion de flotte de véhicules propose généralement des fonctionnalités de base qui permettent d’optimiser l’organisation et le fonctionnement du parc. Parmi les essentiels qui doivent faire partie des outils qu’il offre figurent entre autres :
- la gestion des différents documents relatifs au management de la flotte et des ressources humaines qui y sont affectées ;
- la géolocalisation des véhicules lorsqu’ils sont en déplacement et la surveillance du comportement au volant des utilisateurs ;
- le contrôle des distances parcourues et de la consommation de carburant ;
- le suivi des carnets d’entretien et de la validité des papiers administratifs et fiscaux des véhicules ;
- la gestion des contrats en cas de location longue durée ou avec option d’achat ;
- le management des coûts d’exploitation de la flotte ;
- l’analyse des données et l’élaboration de rapports stratégiques (destinés à être utilisés pour l’amélioration de la gestion du parc.
Les autres critères à retenir à l’achat
Outre les fonctionnalités basiques, le choix de votre logiciel de gestion de flotte doit également tenir compte de :
- la simplicité de prise en mains des différents outils ainsi que son aspect collaboratif ;
- la facilité d’intégration ou de connexion avec les autres systèmes de gestion existants au sein de la structure ;
- l’adaptabilité aux besoins : il est préférable de miser sur une solution souple et évolutive qui pourra se conformer progressivement aux exigences de la croissance de vos activités et aux innovations technologiques dans le domaine de la gestion de flotte d’entreprise ;
- des prestations annexes à l’acquisition comme le service après-vente, l’assistance technique, le dépannage, les mises à jour, etc. ;
- les coûts de possession : en plus du prix d’achat, il faut prendre en compte les dépenses liées au déploiement de la solution, à la formation des utilisateurs, aux réactualisations, aux supports techniques divers, etc.
Bien entendu, vous devrez identifier vos besoins réels pour définir les fonctionnalités nécessaires. Et enfin, vous devrez considérer la taille du parc, les types de véhicules qui le composent et l’emploi ainsi que le budget que vous souhaitez allouer à l’achat.